¿Qué es un lead calificado y quién lo decide?
Es un contacto que, según criterios acordados entre marketing y ventas, vale la pena el tiempo de un vendedor. Lo importante es la palabra «acordados». Si marketing califica por descargas y ventas por presupuesto, cada área verá al otro equipo como el problema.
Una definición útil tiene dos partes:
- Encaje (fit). Quién es: sector, tamaño de la empresa, cargo, país. Se conoce desde el primer contacto y cambia poco.
- Interés (engagement). Qué hizo: pidió una reunión, visitó la página de servicios varias veces, respondió un correo. Cambia con el tiempo.
Un contacto con mucho interés pero sin encaje (un estudiante que descarga todo) no es un lead de ventas. Uno con encaje perfecto pero sin ninguna señal de interés tampoco, todavía. Separar las dos dimensiones evita ese error. Si tus campañas generan volumen pero poca venta, revisa también por qué tus campañas traen leads que no compran.
¿Qué etapas del ciclo de vida usa HubSpot y para qué sirven?
Según la documentación oficial de HubSpot, las etapas por defecto son: Subscriber, Lead, Marketing Qualified Lead (MQL), Sales Qualified Lead (SQL), Opportunity, Customer, Evangelist y Other. HubSpot las describe como la forma de ver en qué punto del proceso de marketing y ventas está cada contacto y cómo se pasa de un equipo a otro.
| Etapa | Qué debería significar en tu empresa |
|---|---|
| Lead | Dejó sus datos o interactuó más allá de suscribirse |
| MQL | Marketing lo considera listo para ventas según el criterio acordado |
| SQL | Ventas lo aceptó como posible cliente |
| Opportunity | Tiene un negocio (deal) asociado |
| Customer | Tiene al menos un negocio cerrado ganado |
Dos detalles que la documentación aclara y que suelen sorprender. Las actualizaciones automáticas de las herramientas de HubSpot solo mueven la etapa hacia adelante; para volver a una etapa anterior hay que borrar el valor primero, a mano o con un workflow. Y las etapas y los estados se pueden personalizar, aunque conviene hacerlo solo si el proceso real lo exige.
¿Para qué sirve el estado del lead si ya existe la etapa?
La etapa dice dónde está el contacto en el recorrido completo. El estado del lead (Lead Status) detalla qué ocurre dentro de la etapa de ventas. HubSpot lo documenta como los subestados del SQL y trae por defecto estos valores: New, Open, In Progress, Open Deal, Unqualified, Attempted to Contact, Connected y Bad Timing.
La documentación no define cada valor, así que define los tuyos. Por ejemplo, «Attempted to Contact» puede significar tres intentos sin respuesta en cinco días hábiles, y «Bad Timing» puede exigir una fecha de revisión. Sin esa precisión, el campo se llena a gusto de cada vendedor y los reportes no sirven.
¿Cómo funciona el lead scoring de HubSpot?
La herramienta de lead scoring crea puntuaciones personalizadas para contactos, empresas y negocios. Cada puntuación se guarda en una propiedad que luego puedes usar en segmentos, workflows y reportes. Según la documentación oficial, hay cuatro tipos:
- Engagement: puntos por acciones, como visitas al sitio, clics en un CTA o aperturas de correo (contactos y empresas).
- Fit: puntos por propiedades, como cargo, tamaño de empresa o ingresos anuales (contactos y empresas).
- Combinada: junta ambas y crea tres propiedades: total, engagement y fit (contactos, empresas y negocios).
- IA: generada a partir de datos históricos, solo para contactos. Exige Marketing Hub Enterprise y al menos 50 contactos, 25 convertidos y 25 no convertidos.
Requiere Marketing Hub o Sales Hub, Professional o Enterprise. Los puntos pueden restarse, así que una puntuación puede ser negativa, y en las puntuaciones de engagement y combinadas puedes aplicar decaimiento para que las acciones antiguas pesen menos, con intervalos de 1, 3, 6 o 12 meses.
¿Cómo diseñar los criterios sin adivinar?
Parte de tus clientes reales, no de una intuición. Un método que funciona sin necesidad de IA:
- Toma los últimos 10 a 20 negocios ganados y otros tantos perdidos o estancados.
- Anota qué tenían en común al llegar: cargo, tamaño, sector, canal de entrada, primera acción.
- Convierte lo que se repite en reglas de fit. Lo que solo vieron los ganadores suma; lo que caracteriza a los perdidos resta.
- Elige pocas acciones de interés, las que de verdad preceden a una conversación de venta (pedir reunión, visitar precios o servicios, responder).
- Define el umbral que convierte a un contacto en MQL y pruébalo con contactos históricos antes de encender el score.
La herramienta permite previsualizar la distribución de la puntuación antes de activarla. Úsalo: si el 80 % de tu base queda por encima del umbral, el umbral no filtra nada.
¿Qué errores hacen que ventas ignore el score?
- Criterios que ventas no vio. Si el equipo comercial no participó, no confiará en el resultado.
- Demasiadas reglas. Con veinte criterios nadie puede explicar por qué un contacto tiene 63 puntos.
- Propiedades vacías. Un fit score por cargo no sirve si la mitad de los contactos no tiene el cargo. Revisa antes la calidad de los datos; las señales de un CRM mal implementado incluyen justo esto.
- Sin seguimiento del resultado. Si nadie compara el score con las ventas cerradas, no se corrige nunca.
- Automatizar demasiado pronto. Asignar leads solo por score sin una revisión manual inicial multiplica los errores.
Si quieres comprobar el estado de tu base antes de empezar, el autodiagnóstico de CRM y la guía de implementación de CRM cubren los pasos previos.