Stark Smart Gym
Integración de HubSpot, Respond.io y Fitness Brain para automatizar la gestión de leads
La información vivía repartida entre tres plataformas y la asignación de leads era manual. Hoy el 90% se asigna solo, con la sede y el asesor ya identificados.
Información general
- Proyecto
- Stark Smart Gym
- En alianza con
- G3 Digital
- Sector
- Fitness / Wellness
- Duración
- 4 meses
- Servicios
- HubSpot · IA y automatización · Integraciones · Consultoría
Situación inicial
Stark Smart Gym ya usaba HubSpot para gestionar contactos y procesos comerciales. Pero la información de clientes y prospectos estaba repartida entre tres plataformas: HubSpot, Respond.io y Fitness Brain.
Esa fragmentación complicaba el seguimiento de los leads que llegaban de campañas. Los asesores no tenían forma automática de identificar la sede de interés ni de recibir los contactos correctamente asignados.
Varios procesos seguían dependiendo de tareas manuales, como etiquetar en Respond.io la sede correspondiente a cada contacto.
El reto era construir un ecosistema conectado que centralizara la información en HubSpot, automatizara la clasificación de leads y enlazara la actividad comercial con los clientes realmente adquiridos.
Solución implementada
- 1
Centralización y optimización de HubSpot
Reorganizamos la estructura de datos para establecer una fuente central de información, optimizando propiedades y formularios para unificar lo que llegaba desde las campañas y dejar la base lista para conectar con las demás plataformas.
- 2
Integración y automatización con IA
Desarrollamos un middleware en Node.js que conecta HubSpot, Respond.io y Fitness Brain. Los contactos nuevos pasan a Respond.io, donde la IA determina la sede de interés y el asesor correspondiente a partir de lo que respondió el usuario en el formulario. Un proceso que era manual pasó a ejecutarse solo en torno al 90% de los casos.
- 3
Sincronización con el ERP y control comercial
Conectamos HubSpot con Fitness Brain, el ERP donde se gestionan las membresías, en sentido Fitness Brain → HubSpot. Después implementamos dashboards y reportes para seguir leads, clientes y conversiones desde un mismo entorno.
Resultados
La integración conectó un ecosistema que antes funcionaba por partes. Durante el proyecto se sincronizaron más de 60.000 contactos y se procesaron más de 100.000 leads.
Cerca del 90% de los leads pasó a asignarse automáticamente, incluyendo la identificación de la sede y del asesor. Eso eliminó tres procesos manuales y liberó más de una hora diaria por asesor.
La conexión con Fitness Brain cerró además el ciclo entre adquisición y conversión: HubSpot ya no solo registra el lead que generó marketing, sino que se mantiene actualizado con la información de quienes terminaron comprando una membresía.
Tecnologías
Servicios aplicados
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